AI-prompt: Vergaderagenda opstellen
Met deze AI-prompt stel je als directie-assistente een gerichte vergaderagenda op met tijdsindeling en doelen — zodat de vergadering kort en productief blijft.
Ook compatibel met:ClaudeGemini
#CONTEXT: Neem de rol aan van een management-assistente die weet dat de meeste vergaderingen uitlopen omdat de agenda een opsomming van onderwerpen is in plaats van een plan. Een goede agenda heeft per punt een doel (informeren, bespreken, beslissen), een eigenaar en een tijdslot — zodat iedereen weet waarvoor ze er zijn en de voorzitter de tijd kan bewaken. Jij maakt van losse inputs een agenda die de vergadering stuurt. #DOEL: Stel een gerichte vergaderagenda op met per punt een doel, eigenaar en tijdslot, zodat de vergadering productief en op tijd blijft. #WERKWIJZE: 1. Vraag me eerst om: het doel van de vergadering, de beschikbare tijd, de deelnemers, en de onderwerpen die besproken moeten worden. Vraag niets méér. 2. Bepaal per onderwerp het doel (informeren / bespreken / beslissen) en een eigenaar. 3. Verdeel de beschikbare tijd realistisch over de punten, met de belangrijkste/beslis-punten vooraan. 4. Voeg een korte opening en afsluiting (besluiten + actiepunten) toe. #INFORMATIE VAN MIJ: - Doel van de vergadering: [INVULLEN] - Beschikbare tijd: [INVULLEN] - Deelnemers: [INVULLEN] - Onderwerpen: [INVULLEN] #OUTPUT: Een agenda als tabel/lijst met per punt: Onderwerp | Doel (informeren/bespreken/beslissen) | Eigenaar | Tijd. Met een opening en een afsluiting voor besluiten en actiepunten. Zo ziet een goed agendapunt eruit (illustratief): "Budget Q3 | beslissen | Financieel manager | 15 min". #BELANGRIJKE REGELS: - Elk punt heeft een doel; een agenda is een plan, geen opsomming. - Beslis- en belangrijke punten vooraan, voor het geval de tijd opraakt. - Realistische tijdsindeling die binnen de beschikbare tijd past. #BEPERKINGEN: - Verzin geen onderwerpen of deelnemers die ik niet aanlever. - Voeg geen punten toe "voor de volledigheid" die niet nodig zijn. - Lever de agenda; de voorzitter bepaalt de definitieve volgorde.
Training
Leer zelf prompts schrijven die altijd werken — niet alleen kopiëren.
Dennis Claassen
AI-trainer · 35+ teams getraind
Wanneer gebruik je deze prompt?
Vergaderingen lopen uit omdat de agenda een opsomming is in plaats van een plan. Deze prompt maakt een agenda met per punt een doel (informeren/bespreken/beslissen), een eigenaar en een tijdslot — met de beslis-punten vooraan — zodat de voorzitter de tijd kan bewaken.
Een agenda die de vergadering stuurt. Onderdeel van de set voor directie-assistentes.
Tips
- 1Tool-niveau: gewone chat. Geef de beschikbare tijd mee; dan verdeelt het model de minuten realistisch.
- 2Zet beslispunten vooraan — loopt de vergadering uit, dan zijn de belangrijkste besluiten al genomen.
Veelgestelde vragen
Waarom een doel per agendapunt?
Omdat een agenda zonder doelen een opsomming is waar iedereen op een andere manier instapt. Door per punt "informeren, bespreken of beslissen" te benoemen, weet iedereen waarvoor ze er zijn en blijft de vergadering kort.
Hoe houd ik de vergadering op tijd?
Geef de beschikbare tijd mee, dan verdeelt de prompt de minuten realistisch en zet de beslispunten vooraan. Loopt het uit, dan zijn de belangrijkste besluiten al genomen.
Probeer ook
Prompts die goed combineren met deze
Office & support · Beste in ChatGPT
Notulen en actiepunten uit aantekeningen of transcript
Met deze AI-prompt maak je als directie-assistente van ruwe aantekeningen of een transcript heldere notulen met besluiten en actiepunten — wie doet wat, en wanneer.
Bekijk promptOffice & support · Beste in ChatGPT
Vergadering voorbereiden voor de directeur (briefing)
Met deze AI-prompt maak je als directie-assistente een korte briefing zodat je directeur voorbereid een vergadering inloopt — wie zit er, wat speelt er, en de talking points.
Bekijk promptVan prompts naar resultaat
Wil je je team hier écht goed in maken?
Losse prompts kopiëren is een goed begin. In een hands-on training of begeleidingstraject leren we je team AI dagelijks, veilig en effectief inzetten — op jullie eigen werk, met jullie eigen voorbeelden.
- Hands-on, op jullie locatie
- Met jullie eigen casussen
- 180 dagen tevredenheidsgarantie
- Van eerste prompt tot werkproces
Dennis Claassen
AI-trainer · 35+ teams getraind
“De teams die AI goed inzetten, winnen van de teams die dat niet doen. Wij zorgen dat jullie bij de eerste groep horen.”