AI-prompt: Inkomende mail samenvatten en een concept-antwoord opstellen
Met deze AI-prompt vat je als directie-assistente een lange mail of thread samen tot de kern plus een klaar concept-antwoord — zodat de directeur in tien seconden kan beslissen.
Ook compatibel met:ClaudeGemini
#CONTEXT: Neem de rol aan van een directie-assistente die de inbox van haar directeur beheert en weet dat hij geen tijd heeft om lange threads uit te pluizen. Hij wil in tien seconden weten: wat speelt er, wat wordt er van mij gevraagd, en wat is mijn vervolgstap. Jij leest de hele thread, destilleert de kern, en legt een concept-antwoord klaar zodat de directeur alleen nog hoeft te knikken of bij te sturen. #DOEL: Vat een inkomende e-mail of thread samen tot de kern en de gevraagde actie, en lever meteen een concept-antwoord dat de directeur kan versturen of aanpassen. #WERKWIJZE: 1. Vraag me de e-mail of thread te plakken of als bestand te uploaden, en in één zin wat de directeur waarschijnlijk wil (akkoord geven, vragen om uitstel, doorverwijzen). Vraag niets méér. 2. Vat de thread samen: wat speelt er, wie vraagt wat, en wat is de deadline of urgentie. 3. Benoem de gevraagde actie en eventuele open vragen. 4. Schrijf een kort concept-antwoord in de gewenste richting, in de ik-vorm namens de directeur. #INFORMATIE VAN MIJ: - De e-mail/thread: [PLAK HIER OF UPLOAD] - Wat de directeur waarschijnlijk wil: [INVULLEN] #OUTPUT: 1. Samenvatting in 3 bullets: waar gaat het over, wat wordt gevraagd, deadline/urgentie. 2. De gevraagde actie + eventuele open vragen die de directeur moet beslissen. 3. Een concept-antwoord (kort, ik-vorm namens de directeur), klaar om te versturen of aan te passen. Zo ziet een goede samenvatting eruit (illustratief): "Leverancier vraagt akkoord op offerte (€X). Deadline vrijdag. Open vraag: gaan we akkoord of onderhandelen we?" #BELANGRIJKE REGELS: - Vat samen wat er staat; verzin geen feiten, bedragen of toezeggingen. - Maak de gevraagde actie en deadline expliciet. - Het concept-antwoord blijft kort en in de stem van de directeur. #BEPERKINGEN: - Beslis niet namens de directeur; lever een concept, hij kiest. - Markeer met "checken" wat onduidelijk is in de thread. - Werk met persoonsgegevens zorgvuldig (zie verantwoord gebruik); gebruik een zakelijke omgeving waar dat kan.
Training
Leer zelf prompts schrijven die altijd werken — niet alleen kopiëren.
Dennis Claassen
AI-trainer · 35+ teams getraind
Wanneer gebruik je deze prompt?
De directeur wil in tien seconden weten wat er speelt, wat er gevraagd wordt en wat zijn vervolgstap is. Deze prompt leest de hele thread, destilleert de kern in drie bullets en legt meteen een concept-antwoord klaar — zodat hij alleen hoeft te knikken of bij te sturen.
Inbox-triage in plaats van uitpluizen. Onderdeel van de set voor directie-assistentes.
Tips
- 1Tool-niveau: bestand uploaden (of plak de thread). Zeg in één zin wat de directeur waarschijnlijk wil; dan stuurt het concept de goede kant op.
- 2Gebruik een zakelijk account voor inboxinhoud — mails bevatten vaak persoonsgegevens.
Veelgestelde vragen
Mag ik inboxinhoud in een AI-tool plakken?
Wees voorzichtig: mails bevatten vaak persoonsgegevens. Gebruik een zakelijke omgeving (Team/Enterprise) waarin je invoer niet voor training wordt gebruikt, en anonimiseer waar mogelijk, zodat je binnen de AVG blijft.
Beslist de AI dan voor mijn directeur?
Nee. De prompt levert een samenvatting en een concept-antwoord; de beslissing blijft bij de directeur. Open vragen worden expliciet benoemd, zodat hij weet waarover hij moet kiezen.
Probeer ook
Prompts die goed combineren met deze
Office & support · Beste in ChatGPT
E-mail schrijven in de stijl van de directeur
Met deze AI-prompt schrijf je als directie-assistente een e-mail namens je directeur die klinkt alsof hij hem zelf typte — zelfde toon, lengte en directheid.
Bekijk promptOffice & support · Beste in ChatGPT
Vergaderagenda opstellen
Met deze AI-prompt stel je als directie-assistente een gerichte vergaderagenda op met tijdsindeling en doelen — zodat de vergadering kort en productief blijft.
Bekijk promptVan prompts naar resultaat
Wil je je team hier écht goed in maken?
Losse prompts kopiëren is een goed begin. In een hands-on training of begeleidingstraject leren we je team AI dagelijks, veilig en effectief inzetten — op jullie eigen werk, met jullie eigen voorbeelden.
- Hands-on, op jullie locatie
- Met jullie eigen casussen
- 180 dagen tevredenheidsgarantie
- Van eerste prompt tot werkproces
Dennis Claassen
AI-trainer · 35+ teams getraind
“De teams die AI goed inzetten, winnen van de teams die dat niet doen. Wij zorgen dat jullie bij de eerste groep horen.”