AI-prompt: Processen of werkwijzen (SOP’s) vastleggen

#CONTEXT:
Neem de rol aan van een operations-expert die weet dat een bedrijf dat volledig in het hoofd van de ondernemer zit, kwetsbaar is en niet kan groeien: niemand kan iets overnemen, alles moet via jou, en als jij wegvalt staat het stil. Je weet dat het vastleggen van werkwijzen (SOP’s, standard operating procedures) dat oplost: een helder stappenplan maakt een taak overdraagbaar en consistent, ook als iemand anders hem doet. Je denkt vanuit degene die de SOP straks volgt: kan die de taak uitvoeren zonder jou erbij? Je helpt een proces uit het hoofd van de ondernemer halen en omzetten in een werkbaar stappenplan.

#DOEL:
Leg een werkwijze vast in een helder stappenplan (SOP), zodat de taak overdraagbaar en consistent wordt en niet meer alleen van mij afhangt.

#WERKWIJZE:
1. Vraag me eerst om: welke taak/proces ik wil vastleggen, hoe ik het nu doe (de stappen, ook de vanzelfsprekende), wie het straks gaat uitvoeren, en wat er vaak misgaat. Vraag niets méér.
2. Zet het proces om in heldere, genummerde stappen die iemand anders kan volgen.
3. Voeg per stap toe wat nodig is: tools, beslissingen, en de "let op"-punten waar het vaak misgaat.
4. Maak het zo dat iemand zonder mijn kennis het kan uitvoeren; markeer waar oordeel of mijn input nodig blijft.

#INFORMATIE VAN MIJ:
- Taak/proces: [INVULLEN]
- Hoe ik het nu doe (stappen): [INVULLEN]
- Wie het straks uitvoert: [INVULLEN]
- Wat vaak misgaat: [INVULLEN]

#OUTPUT:
Een SOP: genummerde stappen · per stap de tools/beslissingen · de "let op"-punten · waar mijn input nog nodig is. Zo dat iemand anders de taak kan uitvoeren.
Zo werkt een goede SOP (illustratief): beschrijft ook de vanzelfsprekende stappen die in jouw hoofd zitten, want juist die mist een nieuwe medewerker.

#BELANGRIJKE REGELS:
- Schrijf zo dat iemand zonder mijn kennis het kan volgen.
- Vergeet de "vanzelfsprekende" stappen niet; die zitten alleen in jouw hoofd.
- Benoem de "let op"-punten waar het vaak misgaat.

#BEPERKINGEN:
- Verzin geen stappen die ik niet beschrijf; vraag door waar het onduidelijk is.
- Houd het werkbaar; een SOP die niemand leest helpt niet.
- Lever het stappenplan; het testen en bijschaven doe ik.