RI&E opstellen met AI: concept maken, toetsing nooit overslaan

RI&E opstellen met AI werkt het beste als startpunt. AI helpt bij de inventarisatie en de eerste tekst van je plan van aanpak. Het vervangt nooit de verplichte toetsing. Je geeft AI je bedrijfstype en werkzaamheden mee. Het zet de bekende risicocategorieën op een rij. Jij vult aan met wat alleen jij van je eigen vloer weet. Vrijwel elke werkgever met personeel moet volgens de Arbowet een RI&E hebben. Sinds 2021 controleert de Nederlandse Arbeidsinspectie daar vaker en strenger op, met een boete als gevolg als je er geen hebt. Hieronder lees je welk AI-niveau bij jouw situatie past. Je krijgt een voorbeeld met de fout die je er zelf uit haalt, en de beslisregel die bepaalt of je de uitkomst nog moet laten toetsen. Twijfel je waar je met AI in je team zou beginnen? In een AI-werksessie bouw je dit soort routines samen met je team op.

Is een RI&E verplicht voor jouw bedrijf?

Ja, zodra je personeel in dienst hebt. Dat geldt voor vrijwel elke organisatie. Van een eenmanszaak met één medewerker tot een bedrijf met honderden mensen. Ingeleende krachten en zzp'ers met een arbeidsovereenkomst tellen mee bij het aantal medewerkers. Een zzp'er die je voor losse klussen inhuurt telt niet mee. Werken al je medewerkers samen niet meer dan 40 uur per week, dan mag je de vereenvoudigde Checklist Gezondheidsrisico's gebruiken in plaats van een volledige RI&E.

Een RI&E bestaat uit drie onderdelen: een inventarisatie van de risico's, een beoordeling van de ernst daarvan, en een plan van aanpak met concrete maatregelen. Dat laatste onderdeel is waar het vaakst misgaat. Volgens de monitor Arbo in bedrijf van de Nederlandse Arbeidsinspectie heeft 68% van de Nederlandse bedrijven een RI&E, tegen ongeveer 50% een paar jaar terug. Toch scoort ongeveer 30% daarvan onvoldoende op kwaliteit. Heb je geen RI&E en komt er een inspectie, dan kun je direct een boete krijgen. Ook zonder dat er iets is gebeurd.

RI&E opstellen met AI: welke tool voor welk onderdeel?

Niet elk onderdeel van een RI&E vraagt om dezelfde aanpak. Kies op basis van wat je al weet en wat je nog moet uitzoeken.

De risico-inventarisatie opstellen. Een gewone chatprompt in ChatGPT, Claude of Copilot Chat is genoeg. Dit is het lichtste niveau uit onze prompt-standaard. Jij geeft het bedrijfstype en de werkzaamheden, AI zet de bekende risicocategorieën op een rij als startpunt. Dit werkt voor de meeste mkb-bedrijven, omdat de basiscategorieën (fysieke belasting, werkdruk, gevaarlijke stoffen, machines) grotendeels standaard zijn per sector en AI die categorieën uit duizenden vergelijkbare RI&E's kent. Werkt je bedrijf met meerdere vestigingen met heel verschillende risico's, zoals een kantoor en een eigen werkplaats? Dan werkt één chatprompt niet goed: vraag per vestiging een los overzicht, anders mengt AI de risico's van beide locaties door elkaar en mis je per vestiging een deel van de inventarisatie.

Het plan van aanpak uitschrijven. Werk hier met een document in Canvas of Artifacts, niet met losse chatberichten. Zo kun je per maatregel itereren zonder de hele tekst opnieuw te plakken, en blijft de versie die je bewerkt altijd de volledige, actuele tekst. Een plan van aanpak groeit al snel naar tien of twintig maatregelen. Dat beheer je beter in één document dan in een chatgeschiedenis, waar je bij losse berichten zelf moet onthouden welke versie van een maatregel de laatste is. Heb je maar twee of drie maatregelen voor een heel klein bedrijf? Dan is een document overkill: een enkele chatprompt met de hele lijst erin is dan sneller en je mist niets door het kleine aantal regels.

Vaststellen of toetsing verplicht is. Dit is geen AI-taak. De regels hangen af van je aantal medewerkers en het instrument dat je gebruikt, niet van hoe je concept is geschreven. Check dit altijd bij Steunpunt RI&E of je eigen arbodienst. Nooit door het aan een AI-tool te vragen.

Een RI&E-voorbeeld: de prompt, het concept, en de fout die je eruit haalt

Een geconstrueerd voorbeeld, representatief voor wat we in trainingen bij technische mkb-bedrijven tegenkomen. Dat is hier bewust, niet uit gemak: een echte RI&E van een klant noemt functienamen, specifieke machines en de exacte locatie van een bedrijf, en die combinatie is te herleiden tot dat ene bedrijf, ook na anonimiseren. Technisch Installatiebureau De Vries heeft 14 medewerkers die elektrische en mechanische installaties aanleggen en onderhouden, grotendeels bij klanten op locatie.

De prompt

#CONTEXT: Je bent een assistent voor de preventiemedewerker van een
technisch installatiebedrijf met 14 medewerkers. Zij werken aan
elektrische en mechanische installaties, deels in de eigen werkplaats,
deels bij klanten op locatie. De eigenaar stelt voor het eerst een
RI&E op en kent de indeling van de Arbowet nog niet.

#DOEL: Een overzicht van de belangrijkste risicocategorieën voor dit
bedrijf, als startpunt voor het echte plan van aanpak.

#WERKWIJZE:
1. Vraag eerst naar: het type werkzaamheden, waar het werk plaatsvindt,
   en hoeveel medewerkers risico lopen per categorie.
2. Zet de risicocategorieën op een rij die bij dit type werk horen.
3. Geef per categorie een voorbeeldmaatregel en benoem wie dit in de
   praktijk moet checken.

#OUTPUT: Een tabel met kolommen risico, kans, gevolg, voorbeeldmaatregel,
wie controleert dit. Geen compleet plan van aanpak, alleen het startpunt.

#BELANGRIJKE REGELS:
- Verzin geen bedrijfsspecifieke details die ik niet heb gegeven.
- Benoem dat de kans- en gevolginschatting een eerste aanname is.
- Controleer voor je antwoordt of je per risico ook vermeldt wie dit
  moet checken.

#BEPERKINGEN: Doe geen uitspraak over of toetsing door een
arbodeskundige nodig is. Dat hangt af van het aantal medewerkers en
het gebruikte instrument, niet van de inhoud van deze tabel.

De RI&E-checklist die AI teruggeeft

Leest overtuigend. Er staat één ding in dat niet klopt voor dit bedrijf.

"De leidinggevende" controleert elektrocutierisico bij werken onder spanning: dat is te generiek. Volgens de norm voor elektrische veiligheid mogen werkzaamheden in de gevarenzone alleen worden verricht door een vakbekwaam persoon (VP), of door een voldoende onderricht persoon (VOP) onder toezicht van een VP. Een leidinggevende zonder die aanwijzing mag dit risico niet zelf beoordelen of vrijgeven. Ook niet als hij de functietitel "leidinggevende" draagt. AI kent het verschil tussen een functietitel en een formele aanwijzing niet. Die informatie stond simpelweg niet in de prompt.

Wat je repareert voor het concept verder gaat

Elektrocutie bij werken onder spanning: wie controleert dit wordt
"een aangewezen VP (vakbekwaam persoon conform de norm voor
elektrische veiligheid), vastgelegd per naam in het plan van aanpak".
Heeft het bedrijf nog niemand met die aanwijzing, dan is "VP-aanwijzing
regelen" zelf de eerste maatregel, met een naam en een deadline.

Dat kostte een kwartier aan uitzoeken wie binnen het bedrijf al een VP-aanwijzing had. Daarmee voorkom je een RI&E die een kritiek risico aan de verkeerde persoon toewijst.

Beslisregel: moet je je RI&E nog laten toetsen?

De drempel hieronder volgt rechtstreeks uit de regels van Steunpunt RI&E, niet uit een eigen inschatting.

Bij twijfel geldt de voorzichtige kant: vraag de toetsing na voor je het concept in gebruik neemt. Navragen kost een telefoontje. Een boete bij een inspectie kost meer.

Wat is een erkend branche-RI&E-instrument?

Een erkend branche-RI&E-instrument is een RI&E-model. Werkgevers en werknemers uit dezelfde branche hebben het samen ontwikkeld. Het is getoetst door een gecertificeerde arbokerndeskundige, aangemeld bij Steunpunt RI&E en digitaal beschikbaar via rie.nl. Gebruik je zo'n instrument en heb je 25 medewerkers of minder? Dan mag de toetsing van je eigen RI&E vervallen. Let op: het instrument moet wel bij jouw branche passen. Het moet ook erkend zijn op het moment dat je je RI&E afrondt, niet pas achteraf.

Waar RI&E opstellen met AI misgaat: de grootste valkuil

Het mechanisme achter de valkuil is simpel te volgen. AI levert een tekst die net zo zelfverzekerd klinkt bij een correcte categorie als bij een verzonnen of te generieke invulling. Een tabel met kans, gevolg en maatregel oogt compleet, met nette categorieën en heldere taal. Maar AI heeft jouw werkplaats nooit gezien. Het kent de specifieke aanwijzingen van jouw medewerkers niet. En het weet niet welk instrument voor jouw branche wel of niet erkend is.

De wettelijke basis maakt dit concreet. Vanaf 25 medewerkers is toetsing door een gecertificeerde deskundige altijd verplicht, ongeacht hoe het concept is gemaakt. Onder die grens geldt een vrijstelling, maar alleen bij een erkend branche-instrument. Niet bij een zelfgeschreven of AI-geschreven document. Sinds 1 juli 2022 geldt bovendien een extra regel: een arbokerndeskundige mag alleen onderdelen toetsen binnen zijn eigen vakgebied en certificering. Bij complexere RI&E's kunnen daardoor meerdere deskundigen betrokken zijn.

Dit principe (AI levert het concept, de mens blijft verantwoordelijk voor de controle) is hetzelfde als bij andere veiligheidsdocumenten. In onze gids over AI in de bouw geldt exact dezelfde grens voor een concept-V&G-plan. AI mag de structuur en de eerste checklist aanleveren, nooit de inspectie op locatie vervangen. Het verschil hier: de toetsingsplicht voor een RI&E geldt voor elk bedrijf met personeel, niet alleen voor de bouw. En de 25-medewerkersgrens is een harde, meetbare knop, geen inschatting. Zet daarom altijd een mens in de controlelus voordat een AI-concept de deur uit gaat als afgeronde RI&E.

In de praktijk zie je de fout vooral bij twee situaties. Een klein bedrijf denkt dat een uitgebreid AI-concept de toetsingsvrijstelling verdient. Een groter bedrijf plant de toetsing wel in, maar levert het AI-concept ongewijzigd aan zonder zelf eerst de specialistische risico's te checken. Beide kosten tijd bij de arbodeskundige. Die moet dan het hele concept herzien, in plaats van het alleen te toetsen.

RI&E opstellen met AI en privacy: wat laat je niet meelezen

Een RI&E zelf gaat over functies en werkplekken, geen persoonsgegevens. Dat verandert zodra je incidenten, ziekteverzuimcijfers of klachten van specifieke medewerkers als voorbeeld in je prompt zet. Beschrijf risico's op functieniveau, zoals "monteurs die werken op hoogte". Niet op persoonsniveau, zoals "Jan viel vorige maand van de ladder". Dat laatste is een persoonsgegeven, soms met een gezondheidsaspect. Dat hoort niet in een AI-tool voor een document dat je breed deelt.

Gebruik een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst voor het plan van aanpak. Zet modeltraining op je eigen data uit. Bewaar incidentmeldingen met namen apart in je eigen, afgeschermde dossier. Voor de bredere AVG-basis geldt hier dezelfde vuistregel als bij elk bedrijfsdocument: AI heeft de naam van een medewerker nooit nodig om een risicocategorie te beschrijven.

Wat kun je verwachten, en wat niet

Uit onze trainingen zien we dat een eerste AI-concept de bekende risicocategorieën grotendeels compleet op een rij zet. Voor een regulier mkb-bedrijf zijn dat meestal acht tot twaalf categorieën. Zonder AI kost dat zelf uitzoeken vaker een halve tot een hele werkdag. Het plan van aanpak blijft het zwakke punt. AI stelt generieke maatregelen voor, zoals "zorg voor goede instructie", zonder naam, deadline of budget erbij. Dat vul je zelf in, en dat kost vaak meer tijd dan de inventarisatie zelf.

Na een paar keer wordt dat sneller. Je leert welke risicocategorieën AI standaard mist voor jouw specifieke werk, zoals de VP-aanwijzing in het voorbeeld hierboven. Wat niet beter wordt: de toetsingsplicht zelf. Die verandert niet door hoe gedetailleerd je prompt is. Een AI-concept, hoe compleet ook, vervangt nooit de beoordeling door een gecertificeerde deskundige als die voor jouw bedrijf verplicht is.

Hoe je na een week weet of het werkt

Meet dit zonder tooling, een week na je eerste concept.

• Heeft elke maatregel in je plan van aanpak een naam en een datum? Reken twee tot drie minuten per maatregel om een eigenaar en een datum te vinden, zoals navragen wie dit oppakt en wanneer het past. Bij tien maatregelen is dat twintig tot dertig minuten werk, als één blok in te plannen. Tel na een week hoeveel maatregelen nog geen eigenaar hebben. Komt dat aantal overeen met het deel van de lijst dat buiten je ingeplande blok viel, dan was het blok simpelweg te kort en plan je een even lang tweede blok in. Staan er meer maatregelen open dan je blok kon dekken, dan is dat het echte signaal dat het concept nog niet af is.
• Heeft iemand met de juiste aanwijzing elk technisch risico apart bekeken? Een preventiemedewerker mag inventariseren. Elektrotechniek, gevaarlijke stoffen of werk op hoogte vragen een eigen, erkende beoordeling. Staat die er nog niet, dan rust die categorie op een aanname van AI.
• Weet je zeker of toetsing voor jouw bedrijf verplicht is? Moet je dat na een week nog uitzoeken? Dan is je RI&E nog geen afgerond document, ongeacht hoe compleet het concept oogt.

De eerste vraag is de belangrijkste. Die meet precies waar een AI-concept standaard blijft steken.

Doe dit deze week

1. Laat AI een eerste risico-overzicht maken voor je eigen bedrijfstype

   Gebruik de promptopbouw hierboven, met je eigen werkzaamheden en locaties. Dit is het startpunt, geen afgeronde RI&E.

2. Vul het plan van aanpak aan met een naam, een datum en een budget per maatregel

   Een maatregel zonder eigenaar en deadline blijft liggen. Doe dit voor elke categorie die AI heeft voorgesteld, ook de categorieën die compleet ogen.

3. Check bij rie.nl of je RI&E moet worden getoetst

   Gebruik de beslisregel hierboven als eerste inschatting, en bevestig het daarna bij Steunpunt RI&E of je eigen arbodienst voor je het concept als klaar beschouwt.

Het recept dat vandaag werkt: geef AI je bedrijfstype en werkzaamheden. Laat het de risicocategorieën voorstellen met de prompt hierboven. Controleer daarna specifiek op risico's die een eigen aanwijzing vragen, zoals elektrotechniek, gevaarlijke stoffen of werk op hoogte. Dat kost een paar uur meer dan alleen de AI-tekst overnemen. Het voorkomt precies de fout uit het voorbeeld hierboven. Wil je dit met je hele team inslijpen tot een vaste routine rond compliance-documenten? Een AI-werksessie bouwt dat samen met je team op jullie eigen voorbeelden. Voor een bredere basis in AI-gebruik op de werkvloer, zie onze trainingen.

Bronnen

• Steunpunt RI&E, De regels rond de RI&E. Verplichting voor elke werkgever met personeel, boeterisico bij ontbreken, en de uitzondering bij maximaal 40 uur gewerkte tijd per week. Zelf geopend.
• Steunpunt RI&E, Moet ik mijn RI&E laten toetsen?. De 25-medewerkersgrens, de voorwaarden voor een erkend branche-instrument, en wie mag toetsen. Zelf geopend.
• Ondernemen met Personeel, Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) opstellen, 7 vragen. Cijfers van de monitor Arbo in bedrijf van de Nederlandse Arbeidsinspectie (68% heeft een RI&E, circa 30% onvoldoende kwaliteit) en de aangescherpte regels voor arbokerndeskundigen sinds 1 juli 2022. Zelf geopend.
• Webwoordenboek, Wat mag je met NEN 3140?. Wie mag werken onder spanning: alleen een vakbekwaam persoon (VP) of een voldoende onderricht persoon (VOP) onder toezicht van een VP. Zelf geopend.
• Randstad, Risico-inventarisatie en -evaluatie. Opbouw van de RI&E (inventarisatie, beoordeling, plan van aanpak) en de rol van medewerkers daarbij. Zelf geopend.

Veelgestelde vragen

• Is een RI&E verplicht voor elk bedrijf?

  Ja, zodra je personeel in dienst hebt, geldt de verplichting voor vrijwel elke organisatie. Ingeleende krachten en zzp'ers met een arbeidsovereenkomst tellen mee bij het bepalen van het aantal medewerkers; een zzp'er die je voor losse klussen inhuurt niet. Heb je geen RI&E en komt er een inspectie, dan kun je direct een boete krijgen, ook zonder dat er iets is gebeurd.

• Moet ik mijn RI&E met AI nog laten toetsen?

  In veel gevallen wel. Vanaf 25 medewerkers is toetsing door een gecertificeerde arbodeskundige altijd verplicht, ongeacht hoe het concept is gemaakt. Onder die grens mag toetsing vervallen, maar alleen als je een erkend branche-RI&E-instrument van rie.nl gebruikt. Een AI-geschreven concept is geen erkend instrument, dus de vrijstelling geldt daar niet automatisch voor.

• Wat kost het toetsen van een RI&E?

  De kosten liggen niet vast en verschillen per arbodienst of zelfstandige arbodeskundige. Vraag een offerte op bij een gecertificeerde arbodienst voor je begint, zodat je weet waar je aan toe bent. Je kunt een gecertificeerde deskundige checken in het register van Hobéon SKO, DNV of het BIG-register.

• Wat moet er in een RI&E-checklist staan?

  Drie onderdelen: een inventarisatie van de risico's binnen je bedrijf, een beoordeling van de ernst daarvan (kans en gevolg), en een plan van aanpak met concrete maatregelen, inclusief wie verantwoordelijk is en wanneer de maatregel klaar moet zijn. Dat laatste onderdeel blijft met AI vaak te generiek; vul zelf een naam, een datum en een budget per maatregel in.

• Wat is een erkend branche-RI&E-instrument?

  Een RI&E-model dat werkgevers en werknemers uit dezelfde branche samen hebben ontwikkeld, getoetst door een gecertificeerde arbokerndeskundige, aangemeld bij Steunpunt RI&E en digitaal beschikbaar via rie.nl. Gebruik je zo'n instrument en heb je 25 medewerkers of minder, dan mag de toetsing van je eigen RI&E vervallen. Een AI-geschreven concept telt niet als erkend instrument, ook niet als het op hetzelfde instrument is gebaseerd.