Factuur maken met AI: snel een concept, maar check deze 3 dingen zelf

Je rondt een klus af en wil snel een factuur maken met AI, in plaats van weer een heel sjabloon open te trekken. Dat werkt: plak je klantgegevens, uren en tarief in ChatGPT, Claude of Gemini, en je hebt in een paar minuten een nette tekst met een kloppende optelsom. Wat AI niet doet, is onthouden welk factuurnummer je gisteren gebruikte. Facturen moeten volgens de Belastingdienst doorlopend genummerd zijn, waarbij elk nummer maar één keer mag voorkomen, en dat is precies het stuk waar een taalmodel zonder geheugen tussen gesprekken onderuitgaat. Dit artikel laat zien hoe je AI wel voor facturen inzet, met een compleet voorbeeld, de fout die erin sluipt, en de regels rond btw en de kleineondernemersregeling die je zelf moet blijven controleren. Wil je dit met je hele team onder de knie krijgen, dat doen we in AI gebruiken voor bedrijven.

Wat AI wel en niet kan bij factuur maken met AI

AI is sterk in twee dingen die hier samen de meeste tijd schelen: een factuur in gewone taal omschrijven op basis van wat jij aanlevert, en het rekenwerk eronder foutloos uitvoeren. Geef je "18 uur à €65, exclusief 21% btw", dan rekent een taalmodel dat net zo betrouwbaar uit als een rekenmachine, want optellen en vermenigvuldigen is geen taalvoorspelling maar een vaste bewerking die de meeste moderne AI-tools er apart bij draaien.

Waar het misgaat, is alles wat niet in je prompt staat maar wel op de factuur moet. AI heeft geen eigen administratie: het weet niet welk factuurnummer je vorige week gaf, of je dit jaar al boven de omzetgrens van de kleineondernemersregeling uitkomt, en of de klant een particulier of een bedrijf in een ander EU-land is. Zonder die informatie expliciet in de prompt vult een taalmodel het gat op met het meest waarschijnlijke antwoord, niet met het juiste. Bij een factuur is dat een dure gok: een gemiste btw-vermelding of een verkeerd factuurnummer kan bij je klant de btw-aftrek blokkeren, en dat merk je pas als de klant erover mailt.

De grootste valkuil: een factuurnummer dat zijn reeks breekt

De Belastingdienst is daarin stellig: gebruik opeenvolgende nummers, in een of meer reeksen, en elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Als voorbeeld van een werkende reeks noemt de Belastingdienst zelf een jaartal gevolgd door een oplopend volgnummer, zoals 2026001 en 2026002. Een taalmodel heeft daar geen zicht op: elk gesprek begint blanco, en zonder dat jij het laatste nummer meegeeft, pakt het model een logisch ogend startpunt zoals "2026-001", ook als dat je vijftiende factuur dit jaar is. Dat is geen incidentele bug maar het directe gevolg van hoe een taalmodel werkt: het voorspelt het waarschijnlijkste vervolg op de tekst die je gaf, en zonder jouw vorige nummer is "001" net zo waarschijnlijk als het echte vervolg.

Een echte factuur, de prompt, en wat er terugkomt

Marieke is zelfstandig grafisch ontwerper (zzp, gewoon btw-plichtig, geen KOR). Ze rondde een opdracht af voor Bakkerij De Vries: een logo en een huisstijl, uitgevoerd tussen 3 en 20 september 2026, 18 uur à €65. Haar laatste factuur dit jaar was 2026-014.

De prompt

#CONTEXT: Je bent mijn administratieve assistent. Ik ben zzp'er
(grafisch ontwerp), gewoon btw-plichtig, geen kleineondernemersregeling.
Mijn laatste factuurnummer was 2026-014.

#DOEL: Een conceptfactuur die ik in twee minuten kan controleren
voor ik hem verstuur.

#INFORMATIE VAN MIJ:
- Klant: Bakkerij De Vries, Dorpsstraat 12, 3811 AB Amersfoort
- Werk: logo-ontwerp en huisstijl, uitgevoerd 3 t/m 20 september 2026
- 18 uur à €65 excl. btw, btw-tarief 21%
- Factuurdatum: vandaag

#WERKWIJZE:
1. Gebruik factuurnummer 2026-015, het eerstvolgende nummer na 014.
2. Zet de uitvoeringsperiode apart van de factuurdatum.
3. Reken het totaalbedrag exclusief en inclusief btw uit.

#OUTPUT: Een factuur met alle verplichte Nederlandse factuurgegevens.

#BELANGRIJKE REGELS:
- Verzin geen KvK-nummer of btw-identificatienummer. Zet [KVK-NUMMER]
  en [BTW-ID] neer als ik die niet heb meegegeven.
- Controleer voor je antwoordt of het factuurnummer 2026-015 is,
  niet 2026-001 of 1.

Wat de AI teruggeeft

Een realistisch concept, met de fouten die bij dit soort facturen vaak terugkomen.

FACTUUR
Factuurnummer: 2026-001
Factuurdatum: 23 oktober 2026

Van: Marieke [jouw bedrijfsnaam]
Aan: Bakkerij De Vries, Dorpsstraat 12, 3811 AB Amersfoort

Omschrijving: Logo-ontwerp en huisstijl
18 uur x €65,00 = €1.170,00 excl. btw
Btw 21%: €245,70
Totaal: €1.415,70

Drie dingen kloppen niet, naast twee die wel kloppen.

Wat je repareert voor je verstuurt

Drie ingrepen, en geen van alle kost meer dan een halve minuut als je weet waarop je moet letten: het factuurnummer terug naar 2026-015, de uitvoeringsperiode "3 t/m 20 september 2026" toevoegen onder de omschrijving, en je eigen KvK-nummer en btw-identificatienummer invullen op de plek waar het model "[jouw bedrijfsnaam]" liet staan. Daarna gaat de regel "controleer of het factuurnummer het echte vervolg is op het nummer dat ik gaf, niet een nieuw startpunt" de volgende keer standaard in de prompt.

Factuur maken met AI: prompt, factuursjabloon of facturatiesoftware?

Het lichtste gereedschap dat de klus betrouwbaar klaart, hangt af van hoeveel facturen je maakt en hoe wisselend je btw-situatie is.

Bij twijfel geldt: hoe meer een factuur van het gangbare patroon afwijkt, hoe minder je aan AI overlaat zonder zelf te controleren.

Btw op factuur: de KOR maakt een factuur zonder btw verplicht

Zit je in de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan mag er geen btw-tarief en geen btw-bedrag op je factuur staan: je maakt in dat geval verplicht een factuur zonder btw. Je zet in plaats daarvan een vrijstellingsvermelding neer, zodat de klant begrijpt waarom er geen btw wordt gerekend. Vraag een taalmodel daar nooit "gewoon een factuur" voor: zonder die instructie pakt het uit gewoonte het gangbare tarief van 21% of 9%, en dat mag jij dan niet in rekening brengen. De Belastingdienst stelt het keihard: zodra je omzet in een kalenderjaar boven €20.000 komt, mag je vanaf de prestatie die de grens overschrijdt geen gebruik meer maken van de KOR en reken je vanaf dat moment weer gewoon btw op factuur.

Wat zijn de verplichte gegevens op een factuur?

Volgens de factuureisen van de Belastingdienst heeft een factuur een vaste set gegevens nodig: je eigen naam en adres, je KvK-nummer (als je daar staat ingeschreven) en je btw-identificatienummer met het voorvoegsel NL, naam en adres van je klant, de factuurdatum en de leverdatum, een uniek en doorlopend factuurnummer, een omschrijving van de levering of dienst, het bedrag exclusief btw, en het btw-tarief met het btw-bedrag. Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan moet ook het btw-identificatienummer van je klant erop staan, en bij goederen vermeld je expliciet dat het om een intracommunautaire levering gaat. Onder de €100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens, maar die versie mag je niet gebruiken voor een levering naar een andere EU-lidstaat.

AI kan deze lijst in de output afvinken als je erom vraagt, maar het model controleert niet actief of een veld in jouw aanlevering ontbreekt. In het voorbeeld hierboven liet het model het KvK- en btw-veld gewoon weg in plaats van er actief naar te vragen. Zet daarom in je prompt altijd een regel die het model dwingt om een placeholder te tonen bij een ontbrekend verplicht veld, in plaats van het veld stilletjes over te slaan.

Wat AI hier niet goed kan

AI houdt geen eigen boekhouding bij. Het onthoudt niets tussen gesprekken, dus het kent je omzet dit jaar niet, weet niet of je de KOR-grens van €20.000 nadert, en ziet niet of je dit al de vijftiende factuur van het jaar maakt. Dat is geen tijdelijke beperking die een volgende modelversie oplost; het is hoe een los gesprek werkt zonder koppeling aan je eigen administratie. Een onderzoek van boekhoudsoftwarebedrijf Dext onder 500 Britse accountants, besproken door Accountancy Age, meldde dat de helft van de kantoren al klanten had zien lijden onder financiële verliezen door blind te vertrouwen op fiscaal advies van een chatbot. Die cijfers zijn Brits en gaan niet specifiek over facturen, maar het mechanisme erachter, een taalmodel dat zonder tegenbericht het meest gangbare antwoord geeft in plaats van het juiste, is precies wat bij het factuurnummer en het btw-tarief hierboven misging.

Eerlijke verwachting: wat een week opschuift en wat niet

Reken op twee tot vijf minuten voor een eerste conceptfactuur zodra je klant- en opdrachtgegevens klaar hebt liggen, tegenover tien tot vijftien minuten als je een sjabloon handmatig invult en narekent. Uit onze trainingen: bij een vaste klantenkring met één btw-tarief klopt zes tot acht van de tien concepten in één keer, zodra je het vorige factuurnummer en je btw-status standaard in de prompt hebt staan. De rest mist een veld of heeft het verkeerde nummer, precies zoals in het voorbeeld hierboven. Wat na een week beter wordt: je prompt bevat na een paar correcties automatisch je laatste factuurnummer en btw-situatie, en dat percentage kruipt omhoog. Wat niet beter wordt: AI gaat nooit zelf onthouden welk nummer je gisteren gaf. Dat blijft iets wat jij meegeeft, elke keer opnieuw, tot je overstapt op een sjabloon of software die het automatisch bijhoudt.

Meet het na zeven dagen met drie vragen op papier:

• Vormen je factuurnummers nog een doorlopende reeks zonder gaten of dubbelingen? Loop je eigen lijst na. Eén gat is genoeg om bij een controle vragen op te leveren.
• Heeft een klant om een correctie gevraagd? Een vraag over het btw-bedrag of een ontbrekend KvK-nummer betekent dat je prompt een veld mist dat je er structureel bij moet zetten.
• Hoeveel tijd kostte een factuur gemiddeld, van opdracht afsluiten tot verzenden? Geen merkbaar verschil met de week ervoor betekent dat je nog te veel handmatig corrigeert, en dat je beter naar het sjabloon in de tabel hierboven kunt overstappen.

Doe dit deze week

1. Zet je laatste factuurnummer en je btw-status in een vaste prompt

   Bewaar een promptsjabloon met je laatste nummer, je KvK- en btw-identificatienummer, en of je in de KOR zit. Vul per factuur alleen de klant- en opdrachtgegevens aan.

2. Draai de prompt hierboven op je volgende drie facturen

   Leg elk concept naast de verplichte-gegevenslijst hierboven. Streep aan welk veld ontbreekt of welk nummer niet klopt. Elke fout die twee keer terugkomt, wordt een extra regel in je prompt.

3. Leg vast wanneer je overstapt op een sjabloon of software

   Gebruik de beslisregel hierboven. Zodra je op 10 facturen per maand komt, of een tweede btw-tarief erbij krijgt, is een vast sjabloon met formules betrouwbaarder dan een losse prompt.

Het recept dat vandaag werkt: een promptsjabloon met je vaste bedrijfsgegevens, je laatste factuurnummer en een harde regel die een taalmodel dwingt om een ontbrekend veld te melden in plaats van het stilletjes weg te laten. Wil je dit met je hele team op poten zetten, inclusief de btw- en KOR-uitzonderingen die bij jullie klantenkring spelen? Dat bouwen we samen in AI gebruiken voor bedrijven. Twijfel je waar te beginnen, plan een kort gesprek.

Bronnen

• Belastingdienst, Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie?. Officiële bron voor de verplichte factuurgegevens, de doorlopende nummerreeks en het voorbeeld van een werkende reeks.
• Belastingdienst, Kleineondernemersregeling (KOR). Officiële bron voor de omzetgrens van €20.000 en wat er gebeurt als je daarboven komt.
• Knab, E-factuur versturen als zzp'er: wanneer is het verplicht?. Over de uitzondering voor leveranciers aan de Rijksoverheid en het ontbreken van een brede verplichting in 2026.
• Accountancy Age, AI 'slop' in the books: the rising cost of fixing chatbot errors, op basis van een onderzoek van Dext onder Britse accountants.
• MKB Servicedesk, Slechts 1 op de 10 mkb'ers klaar voor e-facturatie. Over de staat van e-facturatie bij het Nederlandse mkb.

Veelgestelde vragen

• Wat zijn de verplichte gegevens op een factuur?

  Een factuur boven €100 inclusief btw heeft een vaste set gegevens nodig: je eigen naam en adres, je KvK-nummer en btw-identificatienummer, naam en adres van je klant, de factuurdatum, een uniek en doorlopend factuurnummer, een omschrijving van de levering of dienst met de uitvoeringsdatum of -periode, het bedrag exclusief btw, en het btw-tarief met het btw-bedrag. Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan komt daar het btw-identificatienummer van je klant nog bij.

• Kan ik met AI factuur maken zonder boekhoudpakket?

  Ja, voor een paar facturen per maand is dat een redelijke aanpak. Plak je klant- en opdrachtgegevens, je laatste factuurnummer en je btw-status in een prompt, en AI zet in een paar minuten een nette factuur neer. Het risico is dat AI je eigen administratie niet kent: het weet niet welk factuurnummer je vorige keer gebruikte en vult dat gat op met een logisch ogend startpunt zoals "2026-001", ook als dat je vijftiende factuur dit jaar is. Controleer daarom altijd het factuurnummer en de verplichte gegevens voor je verstuurt.

• Hoeveel btw op factuur moet ik rekenen als zzp'er?

  Dat hangt af van je dienst en je btw-status. De meeste diensten en producten vallen onder het algemene tarief van 21%, een beperkte groep (zoals voedingsmiddelen of bepaalde arbeidsintensieve diensten) onder het verlaagde tarief van 9%. Zit je in de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw: je zet dan een vrijstellingsvermelding op de factuur in plaats van een tarief. AI kent je situatie niet automatisch en gokt bij twijfel op het gangbare tarief van 21%, dus zet je btw-status altijd expliciet in je prompt.

• Wat is een factuur zonder btw en wanneer mag dat?

  Een factuur zonder btw is een factuur waarop geen btw-tarief en geen btw-bedrag staan, maar in plaats daarvan een vrijstellings- of verleggingsvermelding. Dat mag onder meer als je in de kleineondernemersregeling zit en onder de omzetgrens van €20.000 per kalenderjaar blijft, of bij bepaalde grensoverschrijdende EU-leveringen waarbij de btw wordt verlegd naar de klant. Kom je boven de KOR-grens uit, dan vervalt de vrijstelling vanaf die prestatie en moet je weer gewoon btw rekenen.

• Aan welke factuur vereisten moet een vereenvoudigde factuur onder €100 voldoen?

  Onder €100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken met minder gegevens dan een gewone factuur: vaak is een korte omschrijving, de datum, het bedrag inclusief btw en je eigen naam en adres al genoeg, zonder dat alle gegevens van je klant verplicht zijn. Deze versie mag je niet gebruiken voor een levering naar een andere EU-lidstaat; daar gelden de volledige factuur vereisten, inclusief het btw-identificatienummer van je klant.